องค์กรในเทพนิยาย

บ่อยครั้ง เมื่อปัญหาเกิดขึ้น ความเสียหายปรากฎ 

เราก็ต้องมานั่งนึกเสียดายว่า 

“ถ้ารู้เสียแต่เนิ่นๆ ก็จะดี จะได้ป้องกันปัญหาไว้ก่อน 

หรืออย่างน้อยก็ลดทอนขนาดของความเสียหายลงได้”

.
หลายองค์กรพยายามให้พนักงาน 

มองสิ่งผิดปกติให้ออก

และไม่เพิกเฉยต่อความผิดปกติเหล่านั้น 

ถึงแม้ว่าความผิดปกตินั้น

จะยังไม่สร้างความเสียหายให้เกิดขึ้นเลยก็ตาม 

.

นอกจากนั้น ก็พยายามสร้างระบบ

ที่ทำให้ความผิดปกติปรากฎออกมา

ให้ทุกคนเห็นได้อย่างชัดเจน 

จะได้ช่วยกันเข้าไปป้องกัน 

ดูแลแก้ไขให้กลับคืนสู่สภาพปกติ ก่อนเกิดเรื่อง

.
น่าเสียดายที่ยังมีองกรค์อีกหลายแห่ง

ที่มีแนวความคิดว่า 

ความผิดปกติเป็นเรื่องที่ต้องปิดบังไว้ 

.

ปล่อยปละละเลยจนกลายเป็นปัญหา

เกิดความเสียหายขึ้น 

บางองค์กรยิ่งไปกว่านั้น 

ขนาดเกิดปัญหาความเสียหายเกิดขึ้นอย่างชัดเจน 

ก็ยังคงแนวคิดในการปกปิดปัญหาไว้

ให้ดูเหมือนว่าไม่เกิดปัญหาอะไรขึ้น

.
ในกรณีนี้ หากผู้บริหารไม่รู้เท่าทัน 

หรือไม่ชอบรับฟังปัญหา 

ก็จะได้รับรายงานแต่เรื่องดีดี 

ความสมบูรณ์แบบ .

เหมือนองค์กรแห่งเทพนิยาย 

ซึ่งอาจหาไม่ได้ในโลกของความเป็นจริง 

และสูญเสีย...

ความสามารถในการแข่งขันที่แท้จริงขององค์กรไปในที่สุด 

เพราะไม่ได้บริหารและตัดสินใจ

บนพื้นฐานของข้อมูลที่เป็นจริง

Know Why สำคัญกว่า Know How

คนงานเอาเศษใบไม้ไปทิ้งโคนต้นไม้ เพราะนายสั่งไม่ให้ทิ้งจุดเดิมซึ่งอยู่ใกล้ต้นไม้ เพราะไม่รู้ว่าสาเหตุที่นายสั่งห้าม เพราะจากการเผาเศษใบไม้ครั้งก่อน ทำให้ต้นไม้ไหม้เกรียมไปด้วย
นี่เป็นตัวอย่างหนึ่งของการที่คนงานไม่รู้วัตถุประสงค์ของงาน หรือ Know why ซึ่งหากเขาทราบเขาก็จะทำหน้าที่ได้ตามวัตถุประสงค์ โดยทิ้งให้ห่างจากต้นไม้ออกไปแทนที่จะไปทิ้งไว้โคนต้นไม้
บ่อยครั้งที่เราปล่อยให้ลูกน้องของเรา ค้นหาวิธีการทำงาน การปรับปรุง(Know how) โดยเขายังไม่เข้าใจชัดเจนว่า ทำไปเพื่ออะไร ทำไมต้องทำ(Know Why) หรือแม้กระทั่ง การต้องเสียเวลาเสียแรงทำนั้น ผลที่ได้มั่นคุ้มค่าหรือไม่ ยิ่งไปกว่านั้น หากพนักงานทราบเป้าหมายชัดเจน เขาอาจจะค้นหาวิธีการใหม่ๆ สร้าง นวัตกรรม เพื่อทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเดิม หรือด้วยวิธีที่ฉลาดกว่าเดิมก็ได้
อย่างไรก็ตาม ในระดับองค์กร การกำหนด Know why อาจต้องใช้ข้อมูลประกอบการพิจารณา โดยข้อมูลนั้นต้องเป็นข้อมูลที่ ทันสมัย ปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์(Dynamic)และเทียบเคียงกับองค์อื่น(Relative)
ส่วน How to อาจต้องอาศัย ข้อมูล ความคิดสร้างสรรค์ ความเชี่ยวชาญ การลองผิดลองถูก หรือองค์ความรู้ที่สะสมมา แต่ ถ้าจะให้สมบูรณ์ ควรเป็น How to ประเภทที่สามารถทำซ้ำได้อีก ทำโดยใครก็ได้(ถึงไม่ใช่คนเดิม ก็ทำได้อย่างไม่ผิดพลาดในครั้งแรกที่ลงมือ) ซึ่งอาจต้องกลั่นจากประสบการณ์ตรงของผู้ที่มีประสบการณ์ตรงในอดีตที่ผ่านมา

การแก้ปัญหาแบบ QC Story

1.กำหนดหัวข้อปัญหา
   โดยพิจารณาจาก ความรุนแรง ความถี่ โอกาสเกิด
   โดยลักษณะหัวข้อคือ How what Whare เช่น ลดของเสียในสินค้าA เป็นต้น
2.สำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย
   โดยพิจารณาว่าปัญหานี้ เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นมากอย่างมีนัยสำคัญจริงๆ (โดยพิจารณาจาก ผังพาเรโต)
   ลักษณะของการตั้งเป้าหมาย ประกอบด้วยbaseline target when เช่น  ลดของเสียจากสินค้า A จาก 10%เป็น 5%ภายใน 1 เดือน เป็นต้น
3.วางแผนดำเนินการ
   ให้ครอบคลุม PDCA
4.วิเคราะห์หาสาเหตุและกำหนดมาตรการแก้ไข
   อาจเริ่มต้นจาก การระดมสมอง แล้วพัฒนาเป็นผังก้างปลา หรืออาจพัฒนาสู่ Why Why analysis
   ทำการพิสูจน์ความสัมพันธ์ของสาเหตุและผลลัพธ์ด้วยผังความสัมพันธ์
   กำหนดเป็นตารางแผนปฏิบัติ
5.การนำมาตรการแก้ไขไปปฏิบัติ
6.การติดตามผล
7.การทำเป็นมาตรฐาน
   เมื่อพิสูจน์ได้ว่าแนวทางแก้ไขปัญหาสามารถแก้ปัญหาได้จริง

12 ขั้นตอนในการปรับปรุงกระบวนการ

1.เลือกกระบวนการที่จะปรับปรุง
2.แต่งตั้งทีมงาน
3.ศึกษาสถานะปัจจุบัน
4.ปรับปรุงเบื้องต้น
5.เก็บข้อมูลพื้นฐาน
6.วิเคราะห์ข้อมูลที่ได้
7.หาสาเหตุของปัญหา
8.ทำแผนการแก้ปัญหา
9.ปฏิบัติตามแผน
10.เก็บข้อมูลหลังการปรับปรุง
11.ตรวจสอบผลกระทบ
12.จัดทำเป็นมาตรฐาน

9 ขั้นตอนในการแก้ไขสิ่งบกพร่องในกระบวนการ

1.แก้ปัญหาเฉพาะหน้า
2.แจ้งผู้รับผิดชอบหลัก
3.บันทึกเป็นเอกสาร
4.ลงทะเบียนควบคุม
5.วิเคราะห์หาสาเหตุและแนวทางแก้ไข
6.ดำเนินการตามที่กำหนด
7.ติดตามผลการแก้ไข
8.ขยายผลการแก้ไข
9.เก็บรวบรวมเป็นองค์ความรู้

SWOT analysis

SWOT analysis คือเครื่องมือในการวิเคราะห์เพื่อจัดทำกลยุทธ์ขององค์กร
โดยมี Model หลักคือ
1.วิเคราะห์ปัจจัยที่เป็นสถานการณ์ภายใน(จุดอ่อน จุดแข็ง)
    โดยมีปัจจัยนำเข้า ได้แก่
     ความสามารถหลัก(Core Competency)  คือความสามารถพิเศษที่องค์กรมีอยู่และนำมาใช้ เพื่อประโยชน์ในการแข่งขันหรือสร้างความได้เปรียบในการดำเนิธุรกิจ
     ห่วงโซ่แห่งคุณค่า(Value Chain)  คือกระบวนการทำงานที่ส่งมอบคุณค่าของผลิตภัณฑ์หรือบริการให้ลูกค้า
     ปัจจัยความสำเร็จ(Key Success Factor)
          7'S Mckinsey Model ได้แก่ Structure  System Style Staff  Skills  Strategy  Shared Values
2.วิเคราะห์ปัจจัยที่เป็นสถานการณ์ภายนอก(โอกาสและอุปสรรค)
    โดยมีปัจจัยนำเข้า ได้แก่
     PEST analysis  (ปัจจัยด้านการเมือง เศรษฐกิจ สังคม และเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง)
     Five Forces Model(แรงกดดันทั้ง 5 ได้แก่ ลูกค้า ซัพพลายเออร์ ผู้ประกอบการรายใหม่ สินค้าทดแทน คู่แข่ง)

การจัดการความรู้ในองค์กร

ขั้นตอนการจัดการความรู้ในองค์กร(Knowledge Management)
1.อบรมให้พนักงานมีความรู้และทัศนคติที่ดีต่อการจัดการความรู้ในองค์กร
2.Audit เพื่อพิจารณาและจัดหมวดหมู่องค์ความรู้ที่จำเป็นต่อองค์กร
3.Capture รวบรวมองค์ความรู้ที่มีจากทุกๆแหล่ง เช่น เอกสาร คู่มือ ความรู้ที่อยู่ในตัวพนักงาน ผู้เชี่ยวชาญ
4.จัดทำ Knowledge Map เพื่อให้เห็นภาพรวมขององค์ความรู้ที่มี และมั่นใจว่าความรู้ถูกทิศทาง
5.Deploy  สร้างความมีส่วนร่วม จากการจัดกิจกรรมต่างๆ เช่น KM day ,KM Sharing ,KM award ,KM web,KM manual  เป็นต้น
6.Evaluate  เช่น  จำนวนองค์ความรู้ที่ Capture ได้  จำนวนคนที่เข้าร่วมการ Sharing  จำนวนคนเข้า web จำนวนความรู้ที่นำไปต่อยอด เป็นต้น
7.Improvement  พัฒนาเพื่อปรับปรุงสิ่งที่ยังทำได้ไม่ดีจากการ Evaluate
8.สร้าง Innovation สร้างแนวทางใหม่ๆแห่งการเรียนรู้

ค่านิยมหลักตามเกณฑ์ TQA

ค่านิยมหลัก คือกรอบหรือแนวความคิดที่เป็นเบื้องหลัง หรือที่มาในการกำหนดเกณฑ์ หรือข้อกำหนด
เพื่อให้เกิดการดำเนินการและผลลัพธ์ เป็นไปตามทิศทางที่ค่านิยมได้ตั้งไว้

สำหรับเกณฑ์รางวัลคุณภาพแห่งชาติ หรือ Thailand Quality Award (TQA) มีค่านิยมหลักอยู่ 11 ประการ คือ

1.นำองค์กรอย่างมีวิสัยทัศน์
2.มุ่งเน้นลูกค้า
3.มีการเรียนรู้ทั้งในระดับองค์กรและระดับบุคคล
4.ให้ความสำคัญแก่พนักงานและคู่ค้า
5.มีความคล่องตัวสูง
6.มุ่งมองไปในอนาคต วางแผนระยะยาว
7.สร้างนวัตกรรมอย่างสม่ำเสมอ
8.บริหารจัดการโดยใช้ข้อมูลจริง
9.มีความรับผิดชอบต่อสังคม
10.มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์และการสร้างคุณค่า
11.ใช้มุมมองเชิงระบบ

LEAN

ส่วนประกอบของระบบการผลิตแบบ Lean มี 5 เสาหลัก
1.Human Development
2.Quality Assurance
3.Production Control
4.Machine Management
5.Workplace Management

ขั้นตอนในการสร้างระบบ Lean
1.ระบุคุณค่า(specified Value)
2.สร้างกระแสคุณค่า(Value Stream)
3.ทำให้กิจกรรมต่างๆที่มีคุณค่าเพิ่มดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง(Flow)
4.ใช้ระบบดึง(Pull)
5.สร้างคุณค่าและกำจัดความสูญเปล่า(Perfection)

ดูแลตัวเองด้วยสำนึกต่อบุญคุณของอวัยวะ

      ผมเพิ่งประสบอุบัติเหตุทางรถยนต์ครั้งสำคัญครั้งหนึ่งในชีวิต  แต่ทุกอย่างก็ผ่านไปได้ด้วยดี  มีผู้ที่ต้องได้รับการขอบคุณจากผมมากมาย  ไม่ว่าจะเป็นหน่วยกู้ภัยพุทธศาสตร์ อ.แกลง จ.ระยอง โรงพยาบาลแกลง โรงพยาบาลกรุงเทพระยอง  และที่สำคัญคือภรรยาของผมเองที่เป็นเพื่อนทุกข์เพื่อนยากในการดูแลผมเป็นอย่างดี
      แต่ผู้ที่ต้องขอบคุณเป็นอย่างมากที่สุดอีกกลุ่มหนึ่งก็คืออวัยวะต่างๆในร่างกายของผมเอง  โดยเฉพาะ ตา  และฟัน   ที่ผมได้รู้ซึ้งถึงคุณค่าของสิ่งเหล่านี้ และขอบคุณที่ยังอยู่กับผมอย่างครบถ้วน
     ในระหว่างเข้ารับการรักษาตัว ตาขวาของผมต้องปิดไว้ 3 วันเนื่องจากกระจกตาถลอกจากการผ่าตัดเสริมเหล็กขากรรไกรคู่หน้า ด้วยตาซ้ายข้างเดียวทำให้รู้สึกว่า เราเคยมองผ่านไปสู่สิ่งต่างๆที่สวยงาม  โดยลืมสำนึกถึงคุณค่าของสิ่งที่ทำให้เราเห็นความสวยงามและอยู่ใกล้ตัวที่สุดคือ ลูกตาของเรา  เมื่อยามที่ไม่มีลูกตาใช้ จึงรู้ซึ้งถึงความสำคัญ
    จากการผ่าตัด ผมต้องถูกมัดฟันทั้งหมดเข้าด้วยกัน ทั้งฟันบนและฟันล่าง  ทำให้ไม่สามารถเคี้ยวอาหารได้เป็นเวลา 3 สัปดาห์  ทำให้คิดได้ว่า ที่ผ่านมา เราเคยรับประทานอาหารต่างๆ อย่างเอร็ดอร่อย  โดยลืมสำนึกถึงคุณค่าของสิ่งที่ทำให้เรากินอาหารได้อย่างเอร็ดอร่อยและอยู่ใกล้ตัวที่สุดคือ ฟันของเรา  เมื่อเกือบจะไม่มี  จึงรู้ซึ้งถึงความสำคัญ
    วันนี้ ผมได้แนวคิดใหม่ เรื่องการดูแลตัวเอง จากเดิมที่เคยเอาอะไรก็ได้ยัดใส่ท้องเพื่อให้เรามีแรงไปวิ่งไล่ความฝันของเราให้บรรลุ  กลับเป็นว่า วันนี้ เราต้องตั้งใจรับประทานอาหารที่มีประโยชน์ ดูแลตัวเอง เพื่อเป็นการตอบแทนบุญคุณของอวัยวะต่างๆที่ยังอยู่กับเรา และช่วยเราให้มีชีวิตที่สะดวกสบาย มีแรงที่จะทำสิ่งต่างๆตามความใฝ่ฝันของเราได้

วันชัย  ตันจารุพันธ์

ลักษณะของ Information ที่ดีในองค์กร

1. Historical  สามารถนำมาวิเคราะห์แนวโน้มเชิงสถิติได้
2.Analytical  มีการกำหนดเป้าหมาย
3.Intregration  มีความเชื่อมโยง
4.Accuracy มีความถูกต้อง ครบถ้วน กระทบยอดได้
5.Retrievable สืบค้นง่าย มีความคล่องตัว
6.Auto Input/Tracking  ใช้เทคโนโลยีช่วยในการบันทึกและสืบค้น
7.Standard Base  มีความเป็นมาตรฐานเดียวกัน กำหนดเป็น Code ได้
8.Matrix/Cube  สามารถวิเคราะห์ได้หลากหลายมิติ

แนวความคิดในการทำ Business intelligence ก็เพื่อมาแก้ข้อจำกัดขององค์กรที่มีเพียงข้อมูลทางบัญชีซึ่งมักจะไม่มีความสามารถมากพอในเรือ่ง Analytical(2) คือไม่เป็นข้อมูลที่เทียบกับเป้าหมาย   Integration(3)  และไม่สามารถแสดงความเชื่อมโยงกับงานหรือผลลัพธ์ด้านต่างๆ  หรือแม้กระทั่งเป้าหมายขององค์กร

ในขณะที่ความถูกต้อง แม่นยำของข้อมูลบัญชีก็จะมีอยู่ในระดับหนึ่ง พอลงไปในระดับที่ลึกๆลงไปหลายรายการก็ใช้วิธี Allocation ซึ่งไม่สามารถนำไปใช้ในการบริหารได้

ส่วนข้อ 5-7 นั้น ถ้าจะใช้ข้อมูลเพื่อบริหารงานประจำวัน จะพบว่า ข้อมูลทางบัญชีซึ่งจะออกเดือนละครั้งและเป็นข้อมูลในอดีต มักจะไม่เหมาะสำหรับการนำมาใช้บริหารงานประจำวัน และการวางแผนงาน  จึงเป็นเหตุผลที่ต้องมีการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารขึ้นมา ตอบสนองความต้องการด้านการบริหาร โดยมีลักษณะตาม 8 ข้อที่กล่าวข้างต้น  โดยนำหลักการ Activity Base มาใช้ในการออกแบบโครงสร้างการเก็บข้อมูล และใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยในการเก็บข้อมูล เช่น RFID เป็นต้น

10 หลักการหัวหน้างานในการบริหารทีมงาน

1.P  planning  วางแผน
2.O Organizing  จัดโครงสร้างองค์กร
3.S Staffing  คัดสรรคน
4.D Directing  กำกับดูแล
5.C Communication  สื่อสาร
6.C Control  ควบคุมงาน
7.M Motivation  กระตุ้น จูงใจ
8.I Improve  ปรับปรุงงาน
9.D Decision Making  ตักสินใจ
10.D Develope People พัฒนาทีมงาน

ข้อดีของการออกแบบฐานข้อมูลด้วยแนวทาง Activity Base

การออกแบบระบบงานด้วย Activity Base Consept ทำให้
1.มั่นใจว่าจะมีข้อมูลครบถ้วนทุกกิจกรรม ทุกสินค้า สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ โดยระดับความลึกของการบันทึกข้อมูล จะมีความละเอียดเพียงพอที่จะสามารถเก็บข้อมูลได้โดยตรง ไม่ต้องปันส่วน  เปรียบเหมือนเปลี่ยนจากปิดไฟทำงาน เปลี่ยนเป็นเปิดไฟทำงาน เพราะจะเห็นข้อมูลได้อย่างชัดแจ้ง

2.สามารถนำไปใช้ควบคุมกระบวนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยกำหนด parameter ที่ต้องการควบคุม เช่น จำนวนแรงงาน ของเสีย เป็นต้น และกำหนดผู้รับผิดชอบ ก็จะทำให้การควบคุมกระบวนการผลิต  สามารถส์บค้นต้นตอและแก้ปัญหาได้แต่เนิ่นๆ  ซึ่งจะสนับสนุนให้เกิดการใช้ข้อเท็จจริงในการแก้ปัญหา ลดการคาดเดา

3.รองรับการนำ Software ต่างๆที่จะนำมาประยุกต์ โดยไม่ต้องออกแบบฐานข้อมูลใหม่  เพราะการออกแบบโครงสร้าง AB จะเป็นพื้นฐานที่ละเอียด ครบถ้วนที่สุด และเป็นมาตรฐานที่ยอมรับทุกส่วนในองค์กร จึงสามารถนำไปใช้เป็นพื้นฐานในการเก็บข้อมูลเพื่อวางระบบงานอื่นๆได้เป็นอย่างดี